English

1.866.688.2845

Administration de la formation

Suivre aisément la formation des employés!

Lorsque vous devenez un client de YOW Canada, vous recevez un accès à votre site d'administration de la formation. Chaque administrateur de la formation possède un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques qui permettent d'ouvrir une session de façon sécuritaire sur son site.

Grâce à votre site d'administration de la formation, vous pouvez suivre les personnes en formation en tout temps à partir de tous les ordinateurs munis d'un accès Internet.


Ouvrir une session sur votre site d'administration



De quelle façon utiliser votre site d'administration de la formation


Afficher tout | Réduire tout

Gestion des personnes en formation :


Comment puis-je inscrire plus de personnes en formation?

Vous devez d'abord acheter les cours de formation dont vous avez besoin. Visualiser notre menu de produits ici.

Dès l'achat des cours, ils seront ajoutés à votre offre de cours :


Cliquez sur 'Activate Now' à proximité du cours que vous voulez affecter :


Une nouvelle fenêtre s'ouvrira : Register Student

Saisissez le prénom, le nom de famille et l'adresse électronique (facultatif) de la personne en formation.

Certains cours (c.-à-d. TMD, SSST) permettent de choisir quel type de cours vous voulez offrir à la personne. Par exemple le cours TMD pour les conducteurs ou le cours TMD pour les expéditeurs et les réceptionnaires. Le cas échéant, sélectionnez le type de cours sur la liste déroulante :

Cliquez sur le bouton 'Register' . Un nom d'utilisateur uniques sera créés pour le compte de formation et sera transmis par courriel à la personne en formation ainsi qu'à son administrateur.

Cliquez 'Continue' pour retourner au site d'administration de la formation.



Comment puis-je modifier le nom et l'adresse électronique de la personne en formation?

Si la personne en formation n'a pas ouvert une session, son nom devrait apparaître dans un lien bleu :

Cliquez sur son nom pour ouvrir la fenêtre « Edit Trainee Details Window » :

Vous pouvez modifier le nom, l'adresse électronique et le type de cours de la personne en formation (si ces modifications s'appliquent au cours. c.-à-d., modifier le TMD pour les conducteurs au TMD pour tous les travailleurs).

Cliquez sur le bouton 'Update' pour enregistrer les modifications. Un avis de formation, qui indiquera le nom d'utilisateur actualisés de la personne en formation, sera envoyé par courriel à cette personne et à l'administrateur de la formation.



Comment puis-je transmettre à nouveau le nom d'utilisateur de la personne en formation?

Un lien figure à proximité de chaque personne en formation : 'View Tracking'

Un nouveaux fenêtre s'ouvre lorsque vous cliquez sur ce lien : Trainee Information

Cette fenêtre affiche le nom d'utilisateur, les résultats au questionnaire et si le stagiaire est inscrite ou suit actuellement le cours elle vous permet de transmettre à nouveau l'avis de formation.

Saisissez l'adresse électronique où l'avis de formation doit être envoyé, puis cliquez 'Send Notification'


Comment puis-je visualiser les certificats de la personne en formation ou les transmettre à nouveau?

Un lien figure à proximité de chaque personne en formation : 'View Tracking'

La fenêtre s'ouvre lorsque vous cliquez sur ce lien : Trainee Information

Cette fenêtre affiche le nom d'utilisateur, les résultats au questionnaire et si le stagiare est certifiée, des lien extras. Ces liens permettent de visualiser sa certification ou de transmettre les certificats par courriel.

Cliquez sur 'View Wallet' pour visualiser le certificats en form de carte de crédit ou 'View Wall' pour visualiser les certificats à montage mura.

Pour retransmettre les certificats par courriel, cliquez sur 'Email Certificate' . La prochaine fenêtre s'affiche pour indiquer l'adresse électronique à laquelle les certificats doivent être transmis. Cliquez sur le 'Email Certificate' bouton pour transmettre le courriel.


Comment puis-je définir un groupe de personnes en formation?

Un lien figure à proximité des bouton Sort et change group : Edit Groups

Une nouvelle fenêtre semblable à celle-ci s'ouvre lorsque vous cliquez sur le lien :

Cette page vous permet d'ajouter de nouveaux noms de groupe pour trier vos personnes en formation. Saisissez le nom que vous souhaitez assigner à un groupe. Nous avons utilisé comme exemple le groupe « Ottawa ». Cliquez sur le bouton Add lorsque vous avez terminé.

Maintenant que vous avez un nouveau groupe, il est temps de trier vos personnes en formation. Sur la page principale, sélectionnez toutes les personnes en formation que vous souhaitez associer à ce nouveau groupe.

Une liste déroulante s'affiche ensuite sous Add Selected to Group . Cherchez le nom du groupe voulu, puis cliquez sur le bouton : Change Group

Les personnes en formation choisie appartiennent désormais à ce groupe.



Note: Une personne en formation peut appartenir à un seul groupe à la fois. Vous pouvez toutefois modifier ce groupe en tout temps.


Comment puis-je filtrer ou trier ma liste de personnes en formation?

Il est possible de filtrer ou de trier votre liste de différentes façons, soit par groupe, l'état, type de formation ou par nom de famille et date d'inscription. Lorsque vous triez la liste par groupe, seules les personnes associées à ce dernier s'affichent. Lorsque vous triez la liste par état, vous pouvez choisir « Toutes », « Inscrites », « Formation en cours » et « Certifiées ». À titre d'exemple, nous trions notre liste par groupe « Ottawa », puis par nom de famille.

Cliquez d'abord sur la liste déroulante à utiliser pour le tri. Si vous voulez filtrer la liste, cliquez sur la liste déroulante « Order By », puis filtrez en fonction de votre choix.

Une fois le tri terminé, cliquez sur le bouton : Sort

La page sera actualisée et votre liste de personnes en formation sera triée.


Assistance technique


Comment puis-je envoyer les avis de formation à toutes les personnes en formation?

Pour envoyer un avis à toutes les personnes, cliquez tout simplement sur le lien Send Notifications

Une nouvelle fenêtre s'affiche et vous invite à indiquer à qui vous voulez transmettre un courriel Trainees that are 'Registered', Trainees that are 'In-Progress' et si vous voulez Send a CC (Carbon Copy Email) notification to yourself . Cliquez sur le bouton Send Email Notifications lorsque vous avez terminé.

Une nouvelle fenêtre spontanée s'affiche et indique les courriels qui ont été transmis de façon fructueuse ou non


Comment puis-je réinscrire une personne en formation?

Pour réinscrire une personne en formation, recherchez son nom dans la section « Expired or due for retraining » au bas de votre écran. Cochez la case à cocher à proximité des noms des personnes que vous voulez réinscrire, puis cliquez sur le bouton Submit . Veillez à ce que la liste déroulante « IRe-Register Selected Trainees » soit définie à « Re-Register ».


Comment puis-je retirer de ma liste une personne en formation qui ne travaille plus pour l'entreprise?

Pour retirer une personne en formation, recherchez son nom dans la section « Expired or due for retraining » au bas de votre écran, puis cliquez sur le lien. Delete.

Il sera impossible de retirer une personne dont le certificat n'est pas expiré. Si vous voulez le faire, veuillez communiquer avec YOW Canada pour obtenir de l'assistance.


Puis-je télécharger une liste de toutes mes personnes en formation, y compris les dates de certification et d'expiration?

Oui. Cliquez sur le 'Report' bouton à droite des options de filtre et de tri (immédiatement au-dessus de la liste des personnes en formation actives)

Une fenêtre s'affiche qui vous permet de sélectionner les types de personnes en formation à inclure dans le rapport. (Certifiées, Inscrites, Formation en cours, Certificat expiré).

Cliquez sur le bouton : 'Create Report'

Une fois la production du rapport terminée, vous pouvez le télécharger ou l'ouvrir. Ce rapport est préparé dans un fichier au format CSV (champs séparés par des virgules) qui s'ouvrira normalement dans un fichier Excel de Microsoft.

Vous pouvez alors trier les dossiers ou filtrer les données au besoin. Vous pouvez même demander à votre service des TI de télécharger le rapport sur votre système de gestion des employés.


Comment puis-je visualiser mon mot de passe d'administration de la formation ou une liste de tous les nom d'utilisateur des personnes en formation?

Cliquez tout simplement sur le bouton 'Admin Password/Tranees Username List' pour accéder à une nouvelle fenêtre qui figurent votre mot de pass ou le nom d'utilisateur tous vos personne en formation.

Vous pourrez visualiser votre mot de passe ainsi que ceux des personnes en formation. Vous pourrez également transmettre l'information par courriel.


Comment puis-je visualiser mes commandes précédentes?

Pour visualiser vos commandes précédentes, cliquez sur le lien View Orders dans la barre d’outils ça va apparaitre entre « Course Admin » et « Send Notification »


Questions sur YOW Canada


Que signifie le « YOW » de YOW Canada?

Les bureaux de YOW Canada sont situés à Ottawa en Ontario et Y-O-W est l'indicatif d'appel de l'aéroport d'Ottawa. Nous pensons de plus qu'il s'agit d'un nom accrocheur et simple à mémoriser.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre entreprise, veuillez consulter la page Pour nous joindre .



Fonctions:

  • Visualisez les renseignements actuels sur la personne en formation:
    • L'état de la personne en formation (certifiée, formation en cours, etc.)
    • La date d'obtention du certificat
    • Visualisez et imprimez les certificats des personnes en formation
    • Réponses au questionnaire
    • Date d'expiration ou de nouvelle formation de la personne en formation
  • Inscrivez immédiatement les nouvelles personnes en formation
  • Visualisez ou transmettez par courriel votre liste de mots de passe


Fonctions avancées :

  • Affectez les personnes en formation aux groupes en fonction du poste, de l'emplacement, etc.
  • Envoyez les avis et les rappels par courriel à plusieurs personnes en formation
  • Réinscrivez immédiatement les personnes en formation dont le certificat est expiré.
  • Téléchargez un rapport de formation pour toutes les personnes en formation active.
  • Visualisez les commandes antérieures.


Assistance technique

Visualiser la page FAQ de notre assistance technique

Vous avez besoin d'aide pour un cours?

Visualiser notre page d'assistance